Ma trận Eisenhower: Phương pháp thần kỳ giúp nhân 3 hiệu suất công việc

Bạn nghĩ mình rất bận rộn, nhưng liệu có thực sự như vậy ? Hãy thử áp dụng phương pháp thần kỳ của Cố Tổng thống Mỹ Eisenhower giúp sắp xếp thời gian hiệu quả và nhân hai, nhân ba hiệu suất công việc.

Thói quen quyết định sự thành bại

“Thành đạt là vấn đề của việc hiểu và thường xuyên hành động theo các thói quen dẫn tới thành công“, Rober J. Ringer, tác giả của cuốn sách bán chạy có tựa đề Million Dollar Habits (Những thói quen của triệu phú Đô la) từng khẳng định như vậy.

Thói quen sẽ quyết định sự thành bại của bạn. Không thể có những người tự nhiên đạt tới đỉnh cao. Để thành công, chúng ta phải hành động tập trung, có kỉ luật cá nhân và rất nhiều điều kiện khác. Những thói quen bạn hình thành từ ngày hôm nay quyết định tương lai của bạn sẽ như thế nào.

Đồng ý với quan điểm của Ringer, trong một buổi giao lưu cùng khán giả, shark Phạm Thanh Hưng cho biết: “Có một câu nói là: Thói quen hình thành tính cách, tính cách hình thành nên số phận. Thế cho nên các bạn đừng nghĩ rằng những thói quen hằng ngày nó không quan trọng.”

Đặc biệt với những người đi làm hay kinh doanh, một trong những điều tạo nên sự khác biệt chính là kỹ năng làm việc hiệu quả. Theo shark Hưng, có 2 thói quen để có được điều này:

“Thứ nhất, chúng ta nên có những thói quen và kỹ năng về việc lập kế hoạch. Ví dụ, chúng ta nên có thói quen buổi sáng ra điểm lại những việc chúng ta cần làm trong ngày. Và buổi chiều, hoặc là buổi chiếu tối, hoặc mệt quá thì sáng hôm sau chúng ta phải điểm lại những việc đã làm ngày hôm trước. 

Và các bạn sẽ tự biết phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc nào. Bởi vì trong cuộc sống, chúng ta có rất nhiều việc cần làm, muốn làm và phải làm. Thế thì đâu là việc chúng ta cần làm, muốn làm và phải làm. Và đâu là những công việc chúng ta phải gác lại hoặc gạt bỏ thì chúng ta mới có thể làm việc một cách hiệu quả được. Thà là chúng ta làm số ít công việc thôi nhưng cho có kết quả hiệu quả thì sẽ hay hơn là chúng ta cái gì cũng muốn làm và cái gì cũng dở dang.

Thứ 2 nữa là chúng ta phải biết sắp xếp công việc và kết thúc công việc một cách gọn gàng. Nếu chúng ta có 10 đầu việc mà ngày nào chúng ta cũng làm đủ cả 10 đầu việc đó dàn trải thì lúc nào trong danh mục công việc phải làm chúng ta cũng có 10 đầu việc. Còn nếu ngày hôm nay chúng ta hoàn thành 1 hoặc 2 việc thì rõ ràng là ngày mai chúng ta chỉ còn 8 đầu việc thôi. Điều đó có nghĩa là chúng ta phải có kỹ năng và thói quen tập trung giải quyết dứt điểm từng công việc một.“

Ma trận Eisenhower thần kỳ

Mặc dù shark Hưng nhấn mạnh rất rõ tầm quan trọng của việc phân loại các nhóm công việc: cần làm, muốn làm, phải làm tuy nhiên để thực hiện được còn khá mơ hồ. Thật may mắn vị Tổng thống Mỹ Eisenhower vốn là chuyên gia của lĩnh vực này. Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ.

Dwight D. Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.

Ngoài ra, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.

Ma trận Eisenhower: Phương pháp để trở nên năng suất hơn

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.

1. Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).

4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày).

Dưới đây là một ví dụ về Eisenhower Box cho một ngày:

Phân biệt Khẩn cấp và Quan trọng

“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” – Dwight Eisenhower.

Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc

Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.

Nếu tách biệt sự khác nhau giữa chúng một lần thì khá đơn giản, nhưng tiến hành một cách liên tục có thể gặp khó khăn. Điều tuyệt vời của ma trận Eisenhower là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục. Và cũng giống như bất cứ điều gì khác trong cuộc sống, kiên định là điều tối quan trọng.

Một lưu ý cuối cùng: Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

1. Tôi đang làm việc vì cái gì?

2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Theo Doanh nghiệp và tiếp thị